Chcąc zatrudnić obcokrajowca, pracodawca ma obowiązek złożenia oświadczenia o zamiarze zatrudnienia w powiatowym urzędzie pracy odpowiednim ze względu na miejsce pobytu stałego lub siedzibę podmiotu, który powierza pracę.

Czytelnie wypełnione oświadczenie powinno być złożone wraz z pouczeniem oraz kopią i w szczególności winno zawierać: nazwę zawodu, miejsce wykonywania pracy, datę rozpoczęcia i okres wykonywania pracy, rodzaj umowy stanowiącej podstawę wykonywania pracy, wysokość wynagrodzenia brutto za pracę, informację o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych w oparciu o lokalny rynek pracy, informację o zapoznaniu się z przepisami związanymi z pobytem i pracą cudzoziemców.

Podmiot rejestrujący oświadczenie o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi zobowiązany jest do okazania dokumentów potwierdzających:
· tożsamość· pracodawcy (w przypadku osoby fizycznej, nie prowadzącej działalności gospodarczej) m.in. dowód osobisty,
· prowadzenie działalności gospodarczej m. in. wpis do KRS, wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej,
· prowadzenie działalności rolniczej m. in. zaświadczenie o podleganiu ubezpieczeniu w KRUS, zaświadczenie z Urzędu Gminy o powierzchni fizycznej i przeliczeniowej gospodarstwa rolnego lub inny dokument potwierdzający posiadanie gospodarstwa rolnego.

Procedura rejestracji odbywa się w trakcie jednorazowej wizyty w urzędzie i jest bezpłatna, zarówno dla składającego oświadczenie, jak i cudzoziemca.

Powiatowy Urząd Pracy umieszcza na oryginale i kopii oświadczenia wzmiankę o rejestracji. Oryginał oświadczenia pracodawca powinien przekazać cudzoziemcowi. Zarejestrowane oświadczenie stanowi podstawę do uzyskania przez cudzoziemca  w polskiej placówce dyplomatyczno – konsularnej w kraju jego stałego pobytu wizy w celu wykonywania pracy (D5).